Этап “Запуск проекта” часто путают с обучением пользователей или формальной опытно-промышленной эксплуатацией. На деле же это один из главных этапов, от успеха которого зависит дальнейшая работа и развитие созданной информационной системы. Поэтому важно профессионально и с особым вниманием подойти к данному этапу. Лучше всего рассматривать его как подпроект большого проекта с целями, задачами, заинтересованными сторонами, матрицами ответственности и рисками.
Давайте рассмотрим из практики основные этапы внедрения современного ИТ продукта:
- Формирование рабочей группы с обязательным участием в ней начальника отдела и специалистов (конечных пользователей), с которой будут проработаны и утверждены принципы и правила работы с программой.
- Планирование пообъектного графика внедрения, начиная с 2 или 3 объектов и, далее, распространяясь на остальные объекты.
- Исполнение графика внедрения с обязательной актуализацией и изменением инструкций, регламентов и других руководящих документов по работе в программе.
ВАЖНО! Во время запуска новой информационной системы критически важно проявление воли руководящего состава, поскольку внедрение будет связано с изменениями в работе. А, как мы знаем из личного опыта, любые изменения воспринимаются с сопротивлением, и человек хочет оставаться в зоне комфорта, ничего не меняя. Поэтому пользователи программы будут находить десятки аргументов почему с программой работать неудобно, дольше и, вообще, раньше было лучше. Конечно, часть возражений будет обоснованна и в дальнейшим их нужно будет учесть, но конкретно на этом этапе руководство (начальник отдела, руководитель департамента, профильный вице-президент) должны держать четкую линию – мы переходим на новый формат работы, с сегодняшнего дня будем работать так и никак иначе.
Цели этапа “Запуск проекта”:
- Перевод бизнес-процессов выбранного отдела (отделов) на работу только через разработанную информационную систему
Задачи этапа “Запуск проекта”:
- Оформить запуск системы как проект с планом выполнения
- Опробировать инструкции по работе в программе и обновить регламентирующие документы на пилотных объектах
- Обучить пользователей работе в программе
- Внедрить информационную систему на пилотных объектах
- Донастроить систему в части недостающих полей, форм отчетности, бизнес правил, недостатки по которым выявились в процессе пилотирования системы
- Внедрить информационную систему на всех объектах
Результаты этапа “Запуск проекта”:
- Выбранные бизнес-процессы оцифрованы и реализуются через разработанную и настроенную информационную систему.
- Сотрудники компании обучены и знают как выполнять свою работу через информационную систему.
